Je hebt nog maar 2 maanden!

De titel van dit artikel, “Je hebt nog maar 2 maanden!” slaat op het vervallen van de wettelijke verlofdagen van 2020 per 1 juli 2021. Een uitspraak die je als werkgever misschien doet naar medewerkers die nog een stuwmeer aan verlofdagen hebben. En dat zijn er door de coronacrisis inmiddels best veel. Want ja, als je toch nergens naartoe kunt, waarom zou je dan vakantie nemen? Is dat trouwens een factor van invloed, dat ze nu nergens heen kunnen? Ik leg hieronder precies uit hoe het zit.

Verlofdagen opnemen, voor wanneer moet dat?

Het eerste waar je naar kijkt is het verschil tussen de wettelijke en de bovenwettelijke verlofdagen. Elke medewerker in Nederland heeft wettelijk recht op 4 weken vakantie. Dus als jouw bedrijf een 40-urige werkweek heeft dan zijn er 4 x 40 = 160 wettelijke verlofuren per jaar. Deze wettelijke verlofuren moet men opnemen vóór 1 juli van het erop volgende jaar. Tenzij dat niet kon. Dat kan eigenlijk maar twee redenen hebben:

  1. Het was te druk in het bedrijf of de instelling om verlof op te kunnen nemen. Soms is dat heel duidelijk doordat een verlofaanvraag van de werknemer om die reden is geweigerd. Maar soms is het niet zo expliciet maar toch wel evident, je hoeft maar te denken aan de ziekenhuizen en de IC’s waar corona-patiënten zijn verpleegd.
  2. De werknemer is langdurig ziek en vanwege die ziekte kon hij of zij redelijkerwijs geen vakantie opnemen. De bedrijfsarts (en dus niet de werkgever!) beoordeelt of dat het geval is. Het gaat er dan om of de werknemer echt kan genieten van zijn vakantie. Is dat het geval, dan is er nog wel toestemming nodig van de werkgever. En omdat er in dat geval vakantiedagen opgenomen moeten worden geven de meeste werkgevers die toestemming wel.

Die twee redenen waren er niet. En dan?

Is er geen sprake van een van deze twee redenen, dan moet de werknemer zijn wettelijke verlofdagen van 2020 voor 1 juli 2021 opgenomen hebben. Anders vervallen deze dagen. En “vervallen” betekent dat je ze niet hoeft uit te betalen. Het nu in Corona-tijd nauwelijks ergens heen kunnen op vakantie valt niet onder “geen gelegenheid gehad om vakantie te nemen”. Want vakantie houden kan ook thuis. Zie ook het artikel Corona-crisis: vragen met betrekking tot personeel. Als er wél sprake is van een van de twee redenen dan krijgen de wettelijke verlofdagen na die eerste juli opeens een “houdbaarheid” van 5 jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Nog even een belangrijk punt: je moet je werknemers er tijdig op wijzen dat hun verlofdagen dreigen te vervallen. En hem of haar dan ook de gelegenheid geven de wettelijke verlofdagen alsnog op te nemen. Vandaar de titel van dit artikel. Heb je niet tijdig gewaarschuwd dan vervallen de wettelijke verlofdagen niet, en ook dan krijgen ze een houdbaarheid van 5 jaar. Tip: verstuur die waarschuwing per e-mail, dan heb je er achteraf bewijs van.

Bovenwettelijke verlofdagen, wat zijn dat?

Naast de wettelijke verlofdagen bestaan er dus ook “bovenwettelijke verlofdagen”. Heel veel bedrijven hebben die. Alle verlofdagen die je per jaar méér toekent dan de 20 wettelijke dagen (bij fulltime) zijn bovenwettelijk. Heel veel CAO’s kennen een aantal van die bovenwettelijke dagen toe, meestal 4, 5 of 6 per jaar. Maar ook bedrijven die niet onder een CAO vallen kennen bovenwettelijke dagen toe. Die worden dan meestal genoemd in de arbeidsovereenkomst of het Personeelshandboek. Ook dagen die als een soort bonus worden toegekend, bijvoorbeeld bij niet-ziekmelden of bij een aantal dienstjaren, zijn bovenwettelijk. Je voelt hem al aankomen: hoe ga je hiermee om?

Wat wordt eerst opgenomen: wettelijke verlofdagen of bovenwettelijke verlofdagen?

Bovenwettelijke verlofdagen mogen na het jaar waarin ze zijn opgebouwd nog 5 jaar worden bewaard. Het is daarom vanuit de werkgever gezien handig om te bepalen dat bij het opnemen van verlof eerst de bovenwettelijke verlofdagen worden afgeboekt. Dat voorkomt een stuwmeer aan verlof.

Kan ik in overleg met de werknemer bepalen of eerst de bovenwettelijke verlofdagen worden opgenomen?

Ja, je kunt (bijvoorbeeld in het Personeelshandboek) bepalen dat bij het opnemen van verlof in overleg wordt bepaald of daar de wettelijke of de bovenwettelijke verlofdagen voor worden afgeboekt. Als je bijvoorbeeld je werknemers in de gelegenheid wil stellen om eens in de zoveel jaar een lange vakantie van 6 weken te nemen dan is dat een sympathieke regeling. Dan laat je namelijk bij de andere vakanties eerst de wettelijke verlofdagen opnemen want die hebben nu eenmaal wettelijk een kortere “houdbaarheid” zoals je hierboven al zag. En dat moet je ook vooral zo houden, zie hieronder. Ook het kunnen opsparen van dagen om een aantal maanden voor ingang van het pensioen al te kunnen stoppen met werken kan je op die manier faciliteren. Belangrijk is dan wel dat je de twee soorten dagen apart administreert. Als je bepaalt dat in onderling overleg wordt bepaald of bij opnemen van verlof eerst de wettelijke of eerst de bovenwettelijke dagen worden opgenomen, vergeet dan niet om ook te bepalen wat er gebeurt als dit overleg er niet is geweest. Mijn advies: laat dan eerst de bovenwettelijke verlofdagen afboeken.

Vervallen bovenwettelijke verlofdagen wel automatisch als ze niet zijn opgenomen?

Op zich wel. Alleen zal een rechter altijd van je verwachten dat je de medewerker hebt geïnformeerd over het aanstaande vervallen van de verlofdagen en hem of haar vervolgens de gelegenheid hebt gegeven het verlof alsnog op te nemen. Wat er gebeurt als je in zo’n geval niet hebt gewaarschuwd zal door de rechter op basis van alle omstandigheden van het geval worden beoordeeld. Maar ik sluit niet uit dat bij duidelijke nalatigheid van de werkgever het verlofdagensaldo alsnog zal moeten worden uitbetaald.

Kan ik zelf bepalen dat de wettelijke verlofdagen langer bewaard mogen worden?

Op zichzelf kan dat natuurlijk, dit valt in de categorie: “In onderling overleg en ten gunste van de werknemer mag je heel veel afspreken”. Maar ik zou adviseren om het niet te doen. Je schept er namelijk een precedent mee dat met name bij langdurige ziekte tegen je kan werken. De huidige wettelijke regel dat wettelijke verlofdagen, die wel opgenomen kónden worden maar waarvan dat niet is gebeurd, komen te vervallen op 1 juli van het volgende kalenderjaar, is namelijk vooral gemaakt met het oog op langdurige ziekte. Deze bepaling is in de plaats gekomen van de regel die bepaalde dat er tijdens langdurige ziekte maar over maximaal 6 maanden wettelijk verlof werd opgebouwd. Dat is nu niet meer zo, dus tijdens ziekte gaat de verlofopbouw (ook van bovenwettelijk verlof) volledig door. Zie voor een uitgebreide uitleg over hoe om te gaan met verlofdagen tijdens ziekte het artikel Vakantiedagen en ziekte: hoe zit het precies? (inclusief jurisprudentie).

Hoe zit het met tijd-voor-tijd uren?

Sommige bedrijven hebben de regeling dat overwerk niet wordt uitbetaald maar wordt omgezet in “tijd-voor-tijd”. Daar zitten wat beperkingen aan, waar je alles over leest in het artikel Mag tijd-voor-tijd per 1 januari 2019 echt niet meer? Zoals je in dat artikel kunt lezen geldt voor tijd-voor-tijd uren dat deze moeten worden uitbetaald indien ze niet voor 1 juli van het erop volgende kalenderjaar zijn opgenomen. Dat is dus een (voor de werkgever) ongunstigere regeling dan die voor de wettelijke verlofdagen. Mijn advies is daarom om wanneer een werknemer verlof wil opnemen, altijd eerst de tijd-voor-tijd uren op te laten nemen. Daarna het bovenwettelijke verlof en pas als laatste het wettelijk verlof.

Hoe zit het met ADV-dagen?

Om het verhaal compleet te maken: wanneer je als bedrijf ook nog ADV- of ATV-dagen hebt (inhoudelijk is dat hetzelfde) is mijn advies: laat die helemaal niet opsparen. Dus als de regel is dat men 1 ADV-dag per maand moet opnemen, laat dat dan ook doen. Werknemers zullen meestal hun ADV-dag van die maand in hun vakantie laten vallen (als de vakantie over de maandgrens heengaat mogen dat ook twee ADV-dagen zijn) en dat is natuurlijk hun goed recht. Maar verder zou ik niet gaan. Je komt anders echt met stuwmeren aan verloftegoeden te zitten wat in de meeste bedrijven operationeel onhandig is. Eigenlijk is verlof sparen voor een periode voorafgaand aan het pensioen daar de enige uitzondering op.

Telefoon Vestigingen

Borne 074-3492852
Den Haag 085-3031572
Woensdrecht 0164-671571
Rijssen 0548-515994

Partner worden?

Rijssen 0548-515994