10 tips om productiviteit te verhogen en stress te voorkomen

Nu de Corona-crisis maar voortduurt is het van groot belang om de productiviteit van de medewerkers te verhogen en stress te voorkomen. Want het aannemen van nieuw personeel is vanwege de langetermijn verplichting die dat oplevert in deze onzekere tijd meestal geen optie, en het aantal burn-outs stijgt momenteel toch al schrikbarend. Hier tien tips om beide doelen te bereiken.

O ja, eerst nog even een belangrijk advies. Als je onderstaande tips in één keer leest en dan overgaat tot de orde van de dag dan zal het je niet veel verder brengen. Beter kun je na het lezen van elke tip even stoppen en bedenken hoe je de tip kunt toepassen. Dat gaat het beste als je er een gewoonte van maakt. Iets begint meestal een gewoonte te worden als je het 5 tot 7 dagen achter elkaar dagelijks hebt toegepast. Om jezelf in het begin er elke dag aan te herinneren kun je bijvoorbeeld een een repeterende afspraak in je agenda zetten.

1. Maak een dagplanning

Neem aan het begin van elke dag even 10 minuten de tijd om de activiteiten op te schrijven die je die dag echt wil gaan doen. Doe dat op een klein goedkoop kladblokje en gooi het blaadje van gisteren altijd weg. Ben je ergens niet aan toegekomen, neem dat dan over op het blaadje van vandaag. Je zal zien dat dit moeten overschrijven je gaat irriteren en je dan liever zorgt dat je de activiteit wel afwerkt. Of dat je alleen gaat inplannen wat je zeker op die dag kunt doen. En dat is precies de bedoeling. Elke dag afsluiten in de wetenschap dat je weer aan een aantal dingen niet toegekomen bent zorgt alleen maar voor frustratie, niet dat je harder gaat werken. Hou in je dagplan daarom ook ruimte voor onvoorziene activiteiten, want die zijn er altijd. Voor veel functies is een goede richtlijn om maximaal 60% van de tijd (ca. 5 uur per dag) in te plannen.

2. Plan maximaal 3 belangrijke taken per dag

Maar 1 of 2 is ook goed. En zeg nou niet: “Alles wat ik doe is belangrijk”. Je weet ook wel dat je elke dag ook minder belangrijke dingen doet. En dat is niet erg, het is net zo’n realiteit als het weer. Maar zorg dat je zeker die paar écht belangrijke dingen ook echt doet. Begin ’s morgens meteen na het maken van het dagplan met de belangrijkste taak want dan ben je nog fris. Zorg dat je niet gestoord wordt en maak de taak helemaal af. De voldoening die dit oplevert geeft energie voor de rest van de dag. (O ja. E-mail lezen is nooit je belangrijkste taak, e-mail lezen is nieuwsgierigheid bevredigen. Als het echt urgent was geweest hadden ze je wel gebeld.) Over wat de productiefste momenten van de dag en de week zijn schreef ik eerder Plan het moeilijkste werk op dinsdagochtend!

3. Verzamel eerst de benodigde informatie

Deze gewoonte noodzaakt je om eerst na te denken welke informatie je nodig hebt. Daardoor vergeet je minder dan wanneer je tijdens de activiteit de informatie bij elkaar harkt. En het voorkomt dat je halverwege moet stoppen omdat je informatie mist. Met een taak stoppen en later weer doorgaan is veel minder efficiënt dan hem in één keer afmaken. De verzamelde informatie zou ook wel eens kunnen zorgen dat je besluit de taak terug te geven, uit te stellen of door een ander te laten doen.

4. Doe één ding tegelijk

Multi-tasken werkt echt voor niemand, ook niet voor vrouwen zoals wel gezegd wordt. Uit onderzoek blijkt dat je 25% minder productief bent door te multitasken. Je kunt maar één ding tegelijk goed doen. Het sleutelbegrip is dus: focus.

5. Werk in Pomodoro’s

In wat, Pomodoro’s? Ja, dat zijn periodes van 25 minuten waarin je geconcentreerd en achter elkaar aan één taak werkt. Laat je daarbij als het even kan niet onderbreken. Iemand die belt of binnenloopt vertel je dat je nu even druk bezig bent maar over .. minuten tijd voor hem/haar hebt. (Noteer dat, dat geeft rust.) Zet e-mail en alle alerts (WhatsApp e.d.) op je smartphone uit. Na 25 minuten stop je resoluut, hoogstens typ je de zin af waar je aan bezig bent en druk je op “Opslaan”. Je neemt dan 5 minuten pauze. En dan ook echt, je hebt die tijd nodig om op te laden. Ga naar het toilet, haal koffie of water, kijk uit het raam, bel diegene terug die net langskwam, enz. Vervolgens doe je weer 25 minuten geconcentreerd één taak. In de volgende pauze van 5 minuten moet je zeker gaan lopen. Na 4 Pomodoro’s neem je 20 minuten pauze.

De naam Pomodoro komt overigens van het tomaat-vormige kookwekkertje dat gebruikt werd om de 25- en 5-minuten periodes bij te houden. Nu zijn daar natuurlijk handige apps voor, zoals BeFocused. Meer info op De Pomodoro Techniek.

6. Groepeer dezelfde taken bij elkaar

De voorgaande twee tips leiden er als vanzelf toe: als je veel korte handelingen moet verrichten zoals telefoontjes plegen, emails beantwoorden, documenten archiveren enz., probeer dan dezelfde handelingen achter elkaar te doen. Liefst in een Pomodoro of deel daarvan. Dus maak een lijstje van de telefoontjes die gedaan moeten worden, zet de telefoonnummers en de onderwerpen erbij, en doe ze achter elkaar. Maak een bakje voor te archiveren documenten en archiveer ze één keer per dag. Wel echt doen want in dat bakje zijn ze niet op hun plaats, dus slecht te vinden. Moet je vaak iets overleggen met je leidinggevende of collega’s, schrijf de onderwerpen dan op en bespreek ze in één keer. Je onderbreekt hun werkzaamheden dan ook niet vaker dan nodig is.

7. Stop met uitstelgedrag

Iedereen bezondigt zich er wel eens aan: vervelende of waarschijnlijk moeilijke activiteiten worden uitgesteld. Er vanuit gaande dat je het werk niet door een ander kunt laten doen is daar is maar één remedie tegen: stop gewoon met uitstellen! Als je merkt dat je een taak aan het uitstellen bent (meestal doordat je ineens een heleboel andere dingen eerst doet), vraag jezelf dan af waaróm je dat doet. Waarom is die taak moeilijk of vervelend? Welke kennis, vaardigheid of informatie mis je en hoe kun je dat oplossen? Val de taak vervolgens aan. Doe moeilijke dingen eerst. En verheug je alvast op de voldoening die het geeft als je het gedaan hebt.

uitstelgedrag

8. Zorg dat je niet hoeft te zoeken

Nou ja, behalve met Google dan :-). Onnodig moeten zoeken (naar documenten, e-mails, dossiers, gereedschap) is één van de grootste tijdvreters en een bron van irritatie. Zorg dat er voor alles een vaste plaats is en zorg dat het daar dan ook ligt. En als het er even niet ligt omdat iemand ermee bezig is, zorg dan dat dit op de plaats waar het hoort te liggen kenbaar is. Dus als je even een document uit een dossier haalt, doe er dan een leeg A4tje in waarop staat dat je dat document hebt. Hang gereedschap op een bord, liefst met silhouet-tekeningen. Gebruiken veel mensen hetzelfde gereedschap, geef iedereen dan een bos sleutelhangertjes met per persoon een eigen kleur, en laat ze een sleutelhangertje ophangen in de plaats van het gereedschap dat ze meenemen. Stel opruim- en archiveringswerk niet uit.

9. Zelfreflectie en evaluatie

Neem twee keer per dag minstens 20 minuten de tijd (bijvoorbeeld in de 25 minuten pauze na 4 Pomodoro’s) voor zelfreflectie en evaluatie. Gaat het goed? Doe ik inderdaad datgene dat ik vandaag het beste kan doen? Vertoon ik uitstelgedrag? Maak ik goed onderscheid tussen urgent en belangrijk? Kan ik telkens terugkerende taken automatiseren? Kan ik terugkerende problemen structureel oplossen? Kan ik taken delegeren? Moet ik even kijken of gedelegeerde taken goed gaan? (Delegatie is geen delegatie zonder controle zei mijn oude sergeant-majoor altijd.) Na de 10 minuten voor de dagplanning zijn deze 2 x 20 minuten de waardevolste tijdbesteding van jouw dag.

10. Discipline

Waarschijnlijk heb je tijdens het lezen van het voorgaande al een paar keer gedacht: “Nou dat vergt wel veel discipline”. Daar heb je gelijk in. Een hoge productiviteit vergt inderdaad discipline. De eerste stap om dat voor elkaar te krijgen is daar zelf als leidinggevende het goede voorbeeld in te geven. Dus laat jouw mensen gerust weten dat je een dagplan hebt, dat je met Pomodoro’s werkt, dat je één ding tegelijk doet en graag eerst afmaakt waar je mee bezig bent. En misschien is het dan ook wel leuk om gewoon aan het eind van de werktijd te vertrekken en dus niet als laatste te blijven. Je ben immers klaar voor die dag! Mochten de medewerkers alleen dat laatste voorbeeld volgen en niet de rest, dan lijkt een goed personeelsgesprek mij de eerste activiteit op je dagplan van morgen.

Jouw tijd is het belangrijkste wat je hebt, niet je geld of je personeel. Geld of personeel wat je niet benut is er morgen nog. Tijd die je niet benut is voor altijd verdwenen.

Wist je dat je ook voor een korte in-company training “Verbeteren van productiviteit” bij ons terecht kunt? Bel voor meer informatie 06-50598271.

Telefoon Vestigingen

Borne 074-3492852
Den Haag 085-3031572
Dordrecht 078-2001160
Woensdrecht 0164-671571

Partner worden?

Rijssen 0548-515994