Basiscontract (arbo) checklist: doe dit vóór 1 juli 2018!

Het is vreemd. De AVG dreigt met torenhoge boetes maar er is er nog nooit één uitgedeeld. Toch zijn we de afgelopen maanden overspoeld met vernieuwde privacy-reglementen, toestemmingsverzoeken, verwerkersovereenkomsten en cursusaanbiedingen. De Arbowet kent veel lagere boetes (meestal niet meer dan €1500,-) maar die zijn in het verleden wél regelmatig uitgedeeld. Volgens de bekende risk-management formule Risico = Kans * Gevolg heeft de nieuwe Arbowet daarmee een veel groter risico. Maar daar maken we ons dus veel minder druk om. Nog vreemder omdat het bij de AVG alleen maar gaat over privacy terwijl de Arbowet gaat over de gezondheid en veiligheid van het belangrijkste in uw bedrijf: uw medewerkers!

Wat is er aan de hand? Op 1 juli 2017 is de nieuwe Arbowet in werking getreden. Daar staan (in tegenstelling tot de AVG) veel écht nieuwe verplichtingen voor werkgevers in. Een belangrijke verplichting is dat u een nieuw contract met uw Arbodienst moet sluiten waar deze nieuwe verplichtingen in geregeld zijn. Dit is het zgn. Basiscontract. U heeft tot 1 juli 2018 de tijd gekregen dit te regelen. Dat is aanstaande zondag! Net als bij de AVG zal het niet zo zijn dat er maandag meteen een inspecteur bij u voor de deur zal staan om u die €1500,- boete op te leggen. Maar als er toch een inspecteur van de Inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie) op uw bedrijf komt dan is de kans groot dat hij wel naar uw Basiscontract zal vragen. Als dat niet in orde is moet de inspecteur de boete meteen opleggen. Eerst waarschuwen (zoals bij de AVG) is er niet bij! Toch maar even checken dus. Deze checklist is daarbij behulpzaam.

Wat moet er in het Basiscontract met de Arbodienst staan:

  1. Vrije toegang tot bedrijfsarts
  2. Overleg van de bedrijfsarts met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging en de preventiemedewerker
  3. Bezoek van de werkplek door de bedrijfsarts
  4. Advisering over preventie door de bedrijfsarts
  5. Second opinion voor werknemers
  6. De klachtenprocedure van de bedrijfsarts
  7. De melding van beroepsziekten door de bedrijfsarts

Hieronder een toelichting op deze zeven punten. Daarna nog een stukje over de preventiemedewerker en tot slot ziet u welke boetes er opgelegd kunnen worden.

1. Vrije toegang tot de bedrijfsarts

Uw medewerkers moeten vrije toegang tot uw bedrijfsarts hebben. Dat betekent dat ze er zonder uw toestemming naartoe mogen gaan. Ook als ze (nog) niet ziek zijn. Er moet ook een “open spreekuur” bij uw bedrijfsarts zijn zodat de medewerker niet eens vooraf een afspraak hoeft te maken. De bedrijfsarts zal normaal gesproken wel aan u laten weten dát een van uw medewerkers bij hem is geweest, maar zoals u weet, medische informatie zult u van hem niet krijgen.

Niet in het basiscontract maar wel verplicht: aan uw medewerkers op een duidelijke manier bekendmaken dat deze vrije toegangsmogelijkheid tot de bedrijfsarts er is. Opnemen in uw bedrijfsreglement is prima, mits u daar goed over communiceert.

2. Overleg van de bedrijfsarts met de OR (of PVT) en preventiemedewerker

De bedrijfsarts moet, ook weer zonder uw toestemming, de gelegenheid hebben om wanneer hij dat nodig vindt te overleggen met uw Ondernemingsraad (OR) of (als u die niet heeft) met uw Personeelsvertegenwoordiging (PVT). En ook met uw preventiemedewerker (meer daarover hieronder).

Niet in het basiscontract maar wel doen: informeer uw OR/PVT over het feit dat de bedrijfsarts ze kan benaderen. En vraag de OR om instemming met het nieuwe Basiscontract want dat recht hebben ze.

3. Bezoek van de werkplek door de bedrijfsarts

De bedrijfsarts moet vrije toegang hebben tot “de werkvloer” en tot alle afdelingen in uw bedrijf. In principe moet hij dus wanneer hij dat maar nodig vindt uw bedrijf in kunnen lopen.

4. Advisering over preventie door de bedrijfsarts

De bovenstaande drie punten (vrije toegang van medewerkers bij de bedrijfsarts, overleg van de bedrijfsarts met de OR en vrije toegang van de bedrijfsarts in uw bedrijf) zijn allemaal middelen om de pro-actieve preventieve rol van de bedrijfsarts beter mogelijk te maken. Uw bedrijfsarts gaat (en moet) u dus vooral helpen om ziekteverzuim te voorkomen en moet daarin onafhankelijk van u als opdrachtgever kunnen opereren. En hij moet er de tijd voor krijgen die u uiteraard moet betalen. Dat zijn de redenen waarom dit nu wettelijk is vastgelegd. De bedrijfsarts zal u adviseren over verbetermogelijkheden.

Niet in het basiscontract maar wel verplicht: het advies van de bedrijfsarts doorsturen naar uw OR/PVT.

5. Second opinion voor werknemers

Als een werknemer het niet eens is met de bevindingen van de bedrijfsarts, dan kan hij een second opinion aanvragen bij een andere bedrijfsarts. De werkgever moet deze mogelijkheid creëren. Daarbij geldt dat de second opinion moet worden uitgevoerd bij een andere bedrijfsarts van een andere organisatie of van een andere arbodienst dan de bedrijfsarts van de ‘first opinion’. Dit is uiteraard om de onafhankelijkheid van de second opinion bedrijfsarts te waarborgen. Deze second opinion kan alleen worden aangevraagd door de werknemer, niet door de werkgever. In het basiscontract wordt al vastgelegd welke andere bedrijfsartsen beschikbaar zijn voor een second opinion. De werkgever moet de kosten van de second opinion betalen.

Niet in het basiscontract maar wel verplicht: uw medewerkers correct informeren over de mogelijkheid van de second opinion.

Voor de duidelijkheid: er bestond al een second opinion mogelijkheid in de vorm van het deskundigenonderzoek bij het UWV. Die mogelijkheid blijft bestaan. Dit deskundigenonderzoek kan zowel door werknemer als door werkgever worden aangevraagd. Hierbij is het zo dat de aanvrager betaalt. Voor werknemers geldt wel een gereduceerd tarief. In de praktijk zal het deskundigenonderzoek nu vooral gebruikt gaan worden als beroepsmogelijkheid of wanneer first en second opinion het niet met elkaar eens zijn.

6. De klachtenprocedure van de bedrijfsarts

Elke bedrijfsarts is in de nieuwe arbowet verplicht een klachtenprocedure te hebben. Door dit in het Basiscontract op te nemen wordt dat niet alleen een wettelijke verplichting maar ook een contractuele. Gecertificeerde arbodiensten hadden al een klachtenprocedure maar nu moeten ook niet-gecertificeerde arbodiensten en niet aan een arbodienst gebonden bedrijfsartsen zo’n procedure hebben. De bedrijfsarts die geen deugdelijke klachtenprocedure heeft kan hiervoor beboet worden. Ook dat is nieuw.

7. Melding van beroepsziekten door de bedrijfsarts

Een beroepsziekte is een ziekte of aandoening die in overwegende mate is ontstaan als gevolg van een belasting in arbeid of arbeidsomstandigheden. Bedrijfsartsen zijn verplicht om beroepsziekten te melden bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB). Maar daar kwam in de praktijk niet altijd wat van terecht. Door dit onderwerp nu in het basiscontract op te nemen wil de wetgever meer tijd en ruimte aan de bedrijfsarts geven om beroepsziekten te melden. De bedrijfsarts kan beboet worden als hij consequent en aantoonbaar in gebreke blijft om beroepsziekten te melden, maar in principe zal dit pas na de evaluatieperiode in 2020 gebeuren.

De preventiemedewerker

In de nieuwe Arbowet is elke werkgever verplicht een preventiemedewerker aan te stellen. De taken van deze preventiemedewerker zijn in ieder geval:

  1. Het opstellen en uitvoeren van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), in samenwerking met de bedrijfsarts of arbodienstverlener.
  2. Het adviseren van- en nauw samenwerken met de OR of PVT over het arbeidsomstandighedenbeleid binnen de onderneming. Arbobeleid behoort minimaal jaarlijks op de agenda van de overlegvergadering met de OR/PVT te staan.
  3. Het (mede) uitvoeren van de Arbo-maatregelen binnen de onderneming

De preventiemedewerker moet een medewerker van de onderneming zijn. De OR of PVT heeft instemmingsrecht bij de aanstelling van een nieuwe preventiemedewerker (dus degene die het nu is kan zonder instemming van de OR blijven zitten). Het is niet toegestaan om een externe persoon of organisatie aan te wijzen als preventiemedewerker. In kleine bedrijven (maximaal 25 werknemers) mag de directeur/eigenaar zelf als preventiemedewerker optreden. Als de werkgever kan aantonen dat er geen mogelijkheden zijn om intern een preventiemedewerker aan te wijzen dan kan hij zich daarop beroepen. Dit zal met name het geval zijn bij hele kleine ondernemingen zoals winkels met één of enkele medewerkers.

Boetes

Boetes omtrent het basiscontract

  • Geen basiscontract                                                                          € 1.500 (kan direct worden opgelegd)
  • Basiscontract niet compleet                                                          € 750
  • Adviseren van de werkgever over de begeleiding van
    werknemers die door ziekte niet kunnen werken niet
    opnemen in basiscontract.                                                            € 750
  • De werkwijze van de bedrijfsarts is niet opgenomen
    in het basiscontract                                                                         € 1.500

Boetes omtrent preventiemedewerkers

  • Niet laten bijstaan door één of meer deskundige
    werknemers (preventiemedewerkers).                                       € 1.500

Boetes omtrent open spreekuur

  • Werknemers niet actief wijzen op de mogelijkheid tot een
    open spreekuur.                                                                               € 1.500

Boetes omtrent uitbreiding rol van de bedrijfsarts

  • Geen doeltreffende toegang tot de bedrijfsarts.                       € 1.500
  • Bedrijfsarts heeft geen mogelijkheid de werkplek
    te bezoeken.                                                                                     € 1.500

Telefoon West & Zuid NL

Dordrecht 078-2001160
Rotterdam 078-2001160
Roosendaal 06-30411868
Woensdrecht 0164-671571

Telefoon Oost NL

Rijssen 0548-515994
Deventer 0570-551436