Nieuwe medewerker? Een inwerkprogramma levert geld op!

Een goed begin is het halve werk. Een wijsheid die zeker geldt voor nieuwe medewerkers. Het is raar: bedrijven besteden veel tijd en geld in het werven en selecteren van goed personeel en vervolgens laten ze het mislopen zodra de nieuwe medewerker voor de deur staat. U hoeft echt geen groot bedrijf te zijn om een goed inwerkprogramma op te kunnen stellen. Sterker nog: juist bij kleinere bedrijven is hier winst te behalen. Met de onderstaande tips gaat u zeker geld verdienen.

De juiste ondertekeningsprocedure

Als u voor een kandidaat heeft gekozen moet die vaak zijn huidige baan opzeggen. Om hem zekerheid te geven geeft u hem een schriftelijke bevestiging via een zgn. aanstellingsbrief. Daarin zet u kort wat er is afgesproken over de indiensttreding:

  • datum eerste werkdag
  • hoe laat wordt hij bij wie verwacht
  • functie
  • salaris en vakantiegeld
  • reiskostenvergoeding
  • lengte eerste arbeidsovereenkomst
  • lengte proeftijd
  • aantal werkuren per week
  • bij parttimers werkdagen en werktijden
  • aantal verlofdagen per jaar en hoeveel verlofdagen nog in dit jaar.

De arbeidsovereenkomst doet u er “ter info” bij maar die tekent u nog niet. Wel vraagt u de nieuwe medewerker de aanstellingsbrief getekend te retourneren, voeg een antwoordenvelop bij. Zo staat zwart op wit dat u een dienstverband bent overeengekomen zonder dat er een arbeidsovereenkomst met uw handtekening erop rondzwerft. Want geloof me, dat wilt u niet.

Verdrink nieuwe medewerker op eerste dag niet in papier

Als u in de arbeidsovereenkomst verwijst naar een CAO en/of een bedrijfsreglement, of als u een personeelshandboek heeft, stuur die dan ook meteen mee. Vraag de nieuwe medewerker om de stukken rustig door te lezen en eventuele vragen erover alvast te mailen. Zo voorkomt u dat u hem op de eerste werkdag overlaadt met een enorme papierwinkel. De eerste werkdag is er toch altijd al een met veel nieuwe indrukken.

Contact tijdens opzegtermijn oude werkgever

Vaak duurt het na de aanname nog ruim een maand voordat de medewerker kan beginnen. Als dat zo is, neem dan tussentijds nog een keer contact op. U kunt vragen of de stukken goed ontvangen zijn (als de aanstellingsbrief nog niet getekend terug is) en of daar nog vragen over zijn. U voorkomt hiermee dat de kandidaat u een beetje vergeet en u kunt actie nemen op eventuele bedreigingen. Zoals de oude werkgever die pogingen doet om de medewerker toch binnen te houden of andere bedrijven en recruiters die nog aan “uw” medewerker aan het trekken zijn. Tevens laat u met dit contact blijken dat u nog steeds blij bent met de aanstaande komst van de medewerker en dat u ermee bezig bent.

Voorbereiding 1: personeelsfunctionaris, hoe werkt het hier

Voorbereiding is 90% van het succes. Ook zo’n wijsheid die hier zeker van toepassing is. Bereid de eerste werkdag van de medewerker goed voor. De eerste ontvangst is meestal door de personeelsfunctionaris, zorg dat die rekent op de komst van de nieuwe medewerker en er ook tijd voor heeft. Te bespreken onderwerpen:

  • de arbeidsovereenkomst, CAO, Bedrijfsreglement, Personeelshandboek, verzuimreglement
  • de ondertekening van de arbeidsovereenkomst (die kan dan al wel getekend door de werkgever klaarliggen)
  • personeelsprocedures in uw bedrijf zoals functioneringsgesprekken en salarissen
  • wie is de eventuele vertrouwenspersoon en met welke onderwerpen kun je daarbij terecht
  • hoe wordt er omgegaan met social media, met pestgedrag, met seksuele intimidatie, enz.
  • de informele organisatie (ja, die heeft ú ook) en de bedrijfscultuur.
  • gebruikelijk gedrag: waar gebruik je email voor en waarvoor niet, wie kun je wel en niet ’s avonds bellen en waarvoor wel/niet, prive-telefoontjes tijdens het werk, wanneer kan dat wel/niet, wat doe je als je even geen werk hebt, enz.
  • hangen er camera’s in het bedrijf en met welk doel dan. Idem voor GPS tracking op de auto’s.

Voorbereiding 2: leidinggevende, collega’s, gereedschap

Vervolgens brengt de personeelsfunctionaris de nieuwe medewerker naar diens leidinggevende. Ook die behoort zijn komst goed voorbereid te hebben. Onderwerpen:

  • de leidinggevende gaat de medewerker aan zijn nieuwe collega’s voorstellen. Zorg dat zij op de hoogte zijn van zijn komst en een vriendelijk woord voor hem hebben. Voor quasi-grappige opmerkingen als: “maak je borst maar nat” of “ik snap niet dat je je voor zo’n rotbaan hebt laten strikken” is nu even geen ruimte!
  • als u een telefoniste/receptioniste heeft, stel de nieuwe medewerker dan ook aan haar voor en zorg dat zij weet op welk telefoonnummer de nieuwe medewerker bereikbaar is. Als u een telefoonlijst heeft, zorg dat de nieuwe medewerker daar dan al op staat.
  • voor kantoorpersoneel: er staat een goede werkplek klaar (niet het beroerdste hoekje!) met de benodigde gereedschappen (computer met reeds aangemaakt en getest account, e-mailadres, telefoon, schrijfblok, pen, schaar, nietmachine, paperclips).
  • voor monteurs is er goed gereedschap.
  • indien men een auto van de zaak krijgt: zorg voor een goede, schone en opgeruimde auto en zorg dat de regels omtrent de auto meteen duidelijk zijn.

Ook hier weer: geef niet de afdankertjes maar laat de nieuwe medewerker zien dat hij waardevol voor u is!

Laat de nieuwe medewerker niet verdwalen

Zorg dat alle informatie voor de nieuwe medewerker gemakkelijk te vinden is voor hem. Laat hem niet verdwalen in uw bedrijfsgebouw (zorg voor een plattegrondje), op uw intranet, in uw bestandsstructuur, in e-mailaccounts en -mappen en vooral niet in uw informele organisatie.

Kleine attentie, groot effect

Door de goede voorbereiding voelt de nieuwe medewerker zich al welkom, u kunt dat extra benadrukken met een bloemetje of een fles wijn. Dat maakt dat ze ’s avonds bij hem thuis ook zullen bevestigen dat hij een goede nieuwe werkgever heeft getroffen.

Buddy

Wijs een “buddy” toe aan de nieuwe medewerker. Meestal is dit één van de meest directe collega’s, liefst een wat oudere, geduldige en loyale medewerker. Deze buddy is het aanspreekpunt voor alle kleine alledaagse vragen en tegelijk een soort leermeester.

Inwerkplan

Maak een lijst van onderwerpen die de nieuwe medewerker zal moeten leren (een functieprofiel is hier vaak een mooi aanknopingspunt voor) en maak een planning welk onderwerp op welk moment met de nieuwe medewerker aangepakt gaat worden. Geef hem die planning. Natuurlijk kan het gebeuren dat van de planning afgeweken moet worden. Vink het onderwerp dan eerder af, maar doe dat pas als het onderwerp echt goed aan de orde is geweest.

Ga regelmatig zitten

Zorg dat de leidinggevende regelmatig met de nieuwe medewerker “gaat zitten” om door te nemen hoe het nu gaat. De frequentie daarvan gaat van hoog naar laag. Je begint bijvoorbeeld met twee keer in de eerste week, dan wekelijks gedurende 3 a 4 weken, dan naar tweewekelijks of maandelijks. Agendeer de afspraken, laat de medewerker dat ook meteen doen en sla er niet één over. Want dat zou meteen weer het signaal “jij bent niet belangrijk voor me” afgeven. Voordeel hiervan is dat de nieuwe medewerker zijn vragen zal opsparen tot die gesprekken, en zijn leidinggevende daardoor niet te pas en te onpas zal lastigvallen.

Nieuwe medewerker ≠ pispaaltje, voorkom pestgedrag!

Nieuwe medewerkers zijn nogal eens het “pispaaltje van de afdeling”. Voorkom dit door vóór de komst van de nieuwe medewerker even met “de afdeling” te gaan zitten en duidelijk te maken dat dit niet de bedoeling is. Natuurlijk, iedereen leert het vak door met de eenvoudige klussen te beginnen maar dat hoeven nog niet meteen de vervelende klussen te zijn. Zorg ook dat de nieuwe medewerker niet zonder voorinformatie op moeilijke klanten afgestuurd wordt. Maar het allerbelangrijkste: voorkom pestgedrag en grijp bij het eerste signaal daarvan meteen stevig in. Zie ook de artikelen Pestgedrag negeren kan veel geld kosten! en Uitsluiting is erger dan pesten!

Persoonsgegevens, privacy

Tot slot: bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker komen veel persoonsgegevens over tafel (paspoort, BSN-nummer, bankrekeningnummer, CV, enz.). Hier is nieuwe wetgeving voor van kracht, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook is er een nieuwe toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) die niet meer waarschuwt maar meteen boetes uitdeelt. Soms torenhoog, denk aan 10% van uw jaaromzet! Dus zorg ervoor dat u zorgvuldig met deze persoonsgegevens omgaat. In een later artikel meer informatie over de AVG.

Een ander privacy-aspect: vanuit de sollicitatiegesprekken e.d. weet u heel veel over de nieuwe medewerker. Het wordt meestal niet uitgesproken, maar hij waardeert het waarschijnlijk niet als die informatie zomaar gedeeld wordt met zijn leidinggevende en collega’s. Welke opleidingen hij heeft gedaan en bij welke bedrijven hij in welke functies heeft gewerkt is meestal al meer dan genoeg.

Wat bieden wij

Werkzoekenden: vind vacatures + inschrijven
| Alle vacatures van onszelf + regio vacatures
| Inschrijven in CV database
| Hulp bij video sollicitatie
| Carrière testen

Werkgevers: kies + bestel in webshop
| Vacatures publiceren 20 jobboards + CV database
| Psychologische testen
| Outplacement + 2e spoor reïntegratie programma's
| Professionele hulp bij personeelszaken

  Meer productinformatie…

Uitzendbureau starten | Zelf ondernemen

Je eigen uitzendbureau, werving en selectiebureau starten? Dat kan via onze franchiseformule. Jij gaat dan werken met onze website als belangrijkste ‘uithangbord’, onze CV database en vacaturemanager. Wij regelen betalingen van uitzendkrachten volgens NBBU Cao en het debiteurenbeheer. Meer weten? Kijk even op onze franchise website "Je Eigen Vestiging" Naar website "Je Eigen Vestiging…"

Het begint misschien wel met een kopje koffie, als het gaat om succesvol samenwerken. Wij nodigen je dan ook graag uit voor een eerste kennismaking op ons kantoor in Rijssen.

  Meer formule-informatie…

Waar vind je ons

Apeldoorn | 0570-551436
Deventer | 0570-551436
Dordrecht | 078-2001160
Nijmegen | 024-7600770
Rijssen | 0548-515994
Roosendaal | 0165-55 60 62
Rotterdam | 078-2001160
Woensdrecht | 0164-671571
Overige regio's | 0548-515994

  Meer contactinformatie…